Общи условия за ползване и абонамент

1. Предмет и обхват

Настоящите общи условия за ползване и абонамент („Условията“) уреждат достъпа до и използването на софтуера Bifacto - онлайн услуга за създаване и управление на документи за фактуриране, съобразена с дружествата, установени в България.

Bifacto се предлага изключително на юридически лица, предприемачи или професионалисти, действащи в рамките на своята дейност. Той не е предназначен за потребители. Със създаването на профил или сключването на абонамент Клиентът потвърждава, че действа с професионална цел, че разполага с необходимата власт да обвърже съответната организация и че приема настоящите Условия.

Условията, ценовата листа, показана преди поръчката, политиката за поверителност и, когато е приложимо, специално писмено споразумение съставляват целия договор между ДИПЛАМ 09 ООД („Доставчикът“) и Клиента.

2. Определения

• Клиент: дружеството или професионалната организация, която създава работно пространство Bifacto или сключва абонамент.
• Потребител: всяко физическо лице, оправомощено от Клиента да достъпва неговото работно пространство.
• Работно пространство: средата Bifacto, към която са прикачени дружествата, потребителите, документите и функционалните права на Клиента.
• Услуга: приложението Bifacto, неговите функционалности, интерфейси и свързани услуги.
• Финализиран документ: окончателна фактура, на която е присвоен данъчен номер.
• Данни на Клиента: информацията, документите, файловете, данните за контакт и съдържанието, въведени или генерирани от Клиента в Bifacto.

3. Създаване на профил и обвързване с българско дружество

Клиентът трябва да предостави точна, пълна и актуална информация, по-специално своето наименование, ЕИК, адрес, представител, статут по ДДС и данни за фактуриране. Доставчикът може да поиска всеки разумно необходим документ за проверка на самоличността на Клиента или на връзката му с дружество, установено в България.

Клиентът отговаря за поверителността на данните си за достъп, за администрирането на достъпа и за всички действия, извършени от неговото работно пространство. Той уведомява Доставчика без забавяне за всеки неоторизиран достъп или предполагаем инцидент със сигурността.

4. Планове и функционални права

Услугата се предлага в плановете Free, Pro и Business. Приложимите ограничения и функционалности са тези, показани на страницата Цени към момента на абонирането, при спазване на настоящите Условия.

Цените за Pro и Business могат да бъдат представени ориентировъчно на месечна база, но се таксуват еднократно за период от дванадесет месеца. При стартирането не се предлага месечен план, нито платен пробен период.

5. Правила на плана Free

Планът Free позволява финализирането на най-много двадесет фактури на календарна година, от 1 януари до 31 декември, без пропорционално изчисление при регистрация в течение на годината. Квотата се нулира автоматично на 1 януари.

• Окончателна фактура, получила данъчен номер, изразходва една единица от квотата.
• Чернови, оферти, проформи и документи, изтрити преди финализиране, не изразходват квотата.
• Кредитните известия или коригиращите документи, необходими за поправка на вече издадена фактура, не изразходват допълнителна единица.
• След достигане на лимита Клиентът може да запазва чернови и да преглежда или изтегля съществуващите си документи, но не може повече да финализира нова фактура.

Останалите ограничения на плана Free, по-специално липсата на изпращане на имейли от Bifacto, на персонализиране на логото, на повтарящо се фактуриране или на достъп за счетоводител, са посочени на страницата Цени.

6. Поръчка, влизане в сила и срок

Поръчката на платен план се извършва от Bifacto и се заплаща чрез Stripe Checkout. Преди плащането Клиентът може да провери избрания план, годишната цена, приложимите данъци и подновяемия характер на абонамента.

Платеният абонамент влиза в сила само след потвърждаване на плащането от защитените системи на Доставчика, по-специално чрез получаване на потвърждение от Stripe. Самото връщане на браузъра към Bifacto не представлява активиране.

Абонаментите Pro и Business се сключват за дванадесет месеца, считано от първото успешно плащане. Те се подновяват автоматично за последователни периоди от дванадесет месеца, освен ако не бъдат отменени преди изтичането им съгласно член 10.

7. Цени, данъци и фактуриране

Приложимите цени са тези, показани в Bifacto към момента на поръчката. Те са посочени без данъци, освен ако не е указано друго. Законово приложимите данъци се добавят според данъчното положение на Доставчика и информацията, предоставена от Клиента.

След плащане фактура за абонамента се предоставя в работното пространство на Клиента и/или се изпраща на адреса му за фактуриране. Разписката от Stripe представлява доказателство за плащане и не замества непременно търговската фактура, издадена от Доставчика.

Всяка бъдеща промяна на цената се прилага при следващото подновяване, след предварително уведомяване на Клиента в разумен срок. Клиентът може да отмени подновяването, ако не приема новата цена.

8. Плащане и Stripe

Плащанията се обработват от Stripe. Bifacto не съхранява пълните данни на банкови карти. Клиентът приема информацията, необходима за транзакцията, за предотвратяване на измами и за управление на абонамента, да бъде предавана на Stripe в съответствие с условията и политиките на този доставчик.

Клиентът трябва да поддържа валидно платежно средство. При неуспех Доставчикът или Stripe може да направи нови опити и да покани Клиента да актуализира платежното си средство от защитения портал.

9. Неуспешно плащане и гратисен период

При неуспешно плащане за подновяване абонаментът преминава в статус на просрочено плащане. Платените права се запазват през гратисен период от седем дни. В работното пространство може да бъде показано предупреждение и изпратено до Клиента.

При липса на уреждане в края на този период Доставчикът може да блокира създаването и финализирането на нови документи. Достъпът до историята и до изтеглянето на съществуващите документи остава наличен, при спазване на всяко спиране, необходимо по съображения за сигурност или законово задължение. След уреждане правата се реактивират автоматично във възможно най-кратък срок.

10. Промяна на план, отмяна и понижаване

• Преминаването от Pro към Business може да влезе в сила незабавно, с пропорционално изчисление или корекция, изчислени от Stripe.
• Преминаването от Business към Pro влиза в сила при следващото годишно подновяване, освен при писмено споразумение за противното.
• Отмяната на подновяването запазва платените права до края на вече заплатения период.
• Клиентът може да реактивира подновяването преди края на периода, ако тази опция е налична.

В края на платения период работното пространство се понижава до Free. Никакви данни не се изтриват автоматично само поради понижаването. Ако броят на фирмите, потребителите или използваните функционалности надвишава ограниченията на Free, несъответстващите нови създавания или промени може да бъдат блокирани до уреждане или подновяване на абонамента.

11. Разрешено ползване

Клиентът използва Bifacto в съответствие с приложимите закони, настоящите Условия и професионалното му предназначение. Той остава единствено отговорен за своите операции, клиенти, продукти, данъчни реквизити, номера на фактури, декларации и за съответствието на документите, които издава.

По-специално е забранено да се:

• използва Услугата с измамни, незаконни или нарушаващи правата на трети лица цели;
• прави опит за заобикаляне на ограниченията на плана, на контрола на достъпа или на механизмите за сигурност;
• внедрява зловреден код, нарушава Услугата или се извършват тестове за уязвимост без писмено разрешение;
• препродава, отдава под наем, копира, разглобява или експлоатира Услугата извън изрично предоставените права;
• въвеждат данни, за които Клиентът няма право на обработване или разкриване.

12. Данъчни и счетоводни задължения на Клиента

Bifacto предоставя технически инструмент за фактуриране и не представлява нито правна, нито данъчна или счетоводна услуга, нито автоматично потвърждаване на съответствието на дадена операция. Клиентът трябва да проверява правилата, приложими към дейността му, своите ставки и реквизити по ДДС, номерацията, датата на данъчното събитие, валутите, освобождаванията и съхраняването на документите си.

Проверките, предложенията или образците, предлагани от Услугата, не заместват намесата на квалифициран специалист. Клиентът остава отговорен за окончателната проверка на всеки документ преди издаването му.

13. Данни на Клиента и защита на личните данни

Клиентът запазва собствеността и контрола върху своите Данни на Клиента. Той предоставя на Доставчика ограниченото право да ги хоства, обработва, архивира, технически възпроизвежда и предава в необходимата степен за предоставянето, обезпечаването и подобряването на Услугата.

Когато Доставчикът обработва лични данни от името на Клиента, Клиентът действа по принцип като администратор, а Доставчикът - като обработващ, при спазване на правната квалификация, приложима към всяка операция по обработване. Страните спазват Регламент (ЕС) 2016/679 (ОРЗД) и приложимото българско законодателство.

Политика за поверителност и, когато е необходимо, споразумение за обработване на данни трябва да уточнят категориите данни, целите, срока, мерките за сигурност, последващите обработващи, евентуалните трансфери, съдействието за правата на субектите и процедурата при нарушение.

14. Сигурност и архивиране

Доставчикът прилага технически и организационни мерки, разумни с оглед на естеството на Услугата и установените рискове. Клиентът също трябва да защитава своите устройства, пароли, имейл акаунти и администраторски достъпи.

Дори да се извършват архиви, Клиентът се приканва редовно да експортира съществените си документи. Тъй като никоя система не може да гарантира абсолютна сигурност или наличност, всяка страна съдейства добросъвестно при инцидент.

15. Наличност, поддръжка и развитие на Услугата

Доставчикът полага усилия да поддържа Услугата достъпна и функционална. Възможни са обаче прекъсвания за поддръжка, актуализация, сигурност, инцидент, отказ на доставчик, непреодолима сила или законово изискване.

Доставчикът може да развива интерфейса и функционалностите с цел подобряване на Услугата, спазване на закона или укрепване на сигурността. Той избягва, в разумната степен, премахването на съществена функционалност на платен план без равностойно решение или предварително уведомяване.

16. Съдействие

Планът Free дава достъп до наличната документация. Планът Pro включва съдействие по имейл, а планът Business - приоритетно съдействие. Освен при отделен писмен ангажимент, никакъв гарантиран срок за отговор или разрешаване не представлява споразумение за ниво на обслужване.

17. Интелектуална собственост

Bifacto, неговият код, архитектура, бази данни, интерфейси, марки, лога, образци, текстове и документация са защитени от приложимите права върху интелектуалната собственост и остават собственост на Доставчика или на неговите лицензодатели.

За срока на договора Клиентът получава лично, неизключително, непрехвърляемо и отменимо право да използва Услугата за вътрешните си професионални нужди, в рамките на сключения план. На Клиента не се прехвърля никакво право на собственост.

Обратната връзка, предложенията или идеите, предадени доброволно, могат да бъдат използвани от Доставчика за подобряване на Услугата, без разкриване на поверителна информация и без идентифициране на Клиента без негово съгласие.

18. Поверителност

Всяка страна защитава непубличната информация на другата страна с разумна грижа и я използва само за изпълнението на договора. Това задължение не се прилага за информация, която вече е публична без вина, законно притежавана, получена от оправомощено трето лице или чието разкриване се изисква от закона.

19. Спиране и прекратяване

Доставчикът може да спре изцяло или частично Услугата при риск за сигурността, незаконно ползване, измама, нарушаване на правата на трети лица, неплащане, тежко нарушение на Условията или задължение, наложено от компетентен орган. Когато ситуацията позволява, Клиентът се уведомява и разполага с разумен срок за отстраняване на нарушението.

При тежко нарушение, неотстранено в посочения срок, договорът може да бъде прекратен. Прекратяване поради измама, атака, тежко нарушение на сигурността или правна невъзможност може да настъпи незабавно. Дължимите суми за текущия период остават дължими, при спазване на императивните правила и на евентуално възстановяване, обосновано с вина на Доставчика.

20. Експорт и съхранение на данните

По време на абонамента и след обичайно понижаване Клиентът запазва достъп за четене до съществуващите си документи според наличните функционалности. Негова е отговорността да извърши необходимите експорти преди всяко окончателно закриване на профила.

Когато Клиент поиска окончателно изтриване на профила си, данните се изтриват или анонимизират в разумен срок, при спазване на временните архиви, законовите задължения за съхранение, доказателствените нужди и законните права на Доставчика. Точните условия трябва да бъдат допълнени в политиката за поверителност и политиката за съхранение.

21. Гаранции и отговорност

Доставчикът предоставя Услугата с разумна професионална грижа. Освен при императивна разпоредба за противното, Услугата се предоставя във вида, в който е, и според наличността ѝ, без гаранция, че е свободна от каквато и да е грешка, прекъсване или несъвместимост с всички конкретни нужди на Клиента.

Всяка страна отговаря за доказаните преки вреди, причинени по нейна вина. В пълната степен, разрешена от закона, Доставчикът не отговаря за косвени загуби, пропуснати ползи, загуба на дейност, възможност, репутация или данни, произтичащи по-специално от невярна информация, въведена от Клиента, от неправилна употреба, от оборудване на трето лице или от външна услуга.

В пълната степен, разрешена от приложимото право, общата отговорност на Доставчика по повод на едно събитие или поредица от свързани събития е ограничена до сумата без данъци, действително заплатена от Клиента за Услугата през дванадесетте месеца, предхождащи пораждащото събитие. Това ограничение не се прилага, когато е забранено, по-специално при умишлено виновно поведение, измама или друга отговорност, която не може законно да бъде ограничена.

22. Услуги на трети лица

Услугата може да разчита на доставчици - трети лица, по-специално Stripe за плащането, както и доставчици на хостинг, имейл или техническа аналитика. Тяхната наличност и условия могат да засегнат някои функционалности. Доставчикът подбира и контролира тези доставчици с разумна грижа, без да може да гарантира непрекъснатата работа на независима услуга на трето лице.

23. Доказване и електронни съобщения

Техническите дневници, потвържденията за плащане, имейлите, записите на събития и данните, съхранявани в системите на Доставчика, могат да служат като доказателство за операциите, при запазена възможност за всяка страна да представи доказателство за противното.

Съобщенията относно договора могат да се изпращат по електронен път на адреса, свързан с профила. Клиентът трябва да поддържа този адрес актуален и да преглежда редовно известията си.

24. Изменение на Условията

Доставчикът може да изменя Условията, за да отчете законодателно, техническо, свързано със сигурността или търговско развитие. Важните промени се съобщават преди влизането им в сила в разумен срок. Те се прилагат незабавно, когато са необходими за спазване на спешно законово задължение или за предотвратяване на риск за сигурността.

Ако съществена неблагоприятна промяна се прилага към текущ платен период и не е наложена от закона или сигурността, Клиентът може да поиска прекратяване и възстановяване pro rata temporis на неизползвания период, при условие че искането е направено преди влизането в сила на промяната.

25. Непреодолима сила

Никоя страна не носи отговорност за забавяне или неизпълнение, произтичащо от събитие, разумно извън нейния контрол, по-специално бедствие, масов срив, конфликт, кибератака с изключителен мащаб, прекъсване на мрежата или решение на орган. Засегнатата страна уведомява другата и ограничава последиците в разумната степен.

26. Приложимо право и спорове

Условията се уреждат от българското право. Страните най-напред търсят решение по взаимно съгласие, като отправят писмена рекламация на doc.bifacto@gmail.com и оставят разумен срок за отговор.

При липса на споразумение по взаимно съгласие всеки спор относно валидността, тълкуването, изпълнението или прекратяването на договора е подсъден на компетентните български съдилища в район София, при спазване на приложимите императивни правила за подсъдност.

27. Заключителни разпоредби

Ако дадена клауза бъде обявена за недействителна или неприложима, останалите клаузи остават в сила. Неупражняването на дадено право незабавно не представлява отказ от него. Клиентът не може да прехвърля договора без предварителното писмено съгласие на Доставчика, освен при цялостно прехвърляне на дейността си и при условие че уведоми Доставчика. Доставчикът може да прехвърли договора в рамките на реорганизация или прехвърляне на дейността си, без да намалява съществените права на Клиента.