Conditions générales d’utilisation et d’abonnement

1. Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales d’utilisation et d’abonnement (les « Conditions ») régissent l’accès et l’utilisation du logiciel Bifacto, service en ligne de création et de gestion de documents de facturation adapté aux sociétés établies en Bulgarie.

Bifacto est proposé exclusivement à des personnes morales, entrepreneurs ou professionnels agissant dans le cadre de leur activité. Il n’est pas destiné aux consommateurs. En créant un compte ou en souscrivant un abonnement, le Client confirme agir à des fins professionnelles, disposer du pouvoir nécessaire pour engager l’organisation concernée et accepter les présentes Conditions.

Les Conditions, la grille tarifaire affichée avant commande, la politique de confidentialité et, le cas échéant, un accord écrit spécifique constituent l’intégralité du contrat entre DIPLAM 09 OOD (le « Prestataire ») et le Client.

2. Définitions

• Client : la société ou l’organisation professionnelle qui crée un espace Bifacto ou souscrit une formule.
• Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à son espace.
• Espace de travail : l’environnement Bifacto auquel sont rattachés les sociétés, utilisateurs, documents et droits fonctionnels du Client.
• Service : l’application Bifacto, ses fonctionnalités, interfaces et services associés.
• Document finalisé : une facture définitive à laquelle un numéro fiscal a été attribué.
• Données Client : les informations, documents, fichiers, coordonnées et contenus saisis ou générés par le Client dans Bifacto.

3. Création du compte et rattachement à une société bulgare

Le Client doit fournir des informations exactes, complètes et à jour, notamment sa raison sociale, son EIK/UIC, son adresse, son représentant, son statut TVA et ses coordonnées de facturation. Le Prestataire peut demander tout justificatif raisonnablement nécessaire pour vérifier l’identité du Client ou son rattachement à une société établie en Bulgarie.

Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants, de l’administration des accès et de toutes les actions effectuées depuis son espace. Il informe sans délai le Prestataire de tout accès non autorisé ou incident de sécurité présumé.

4. Formules et droits fonctionnels

Le Service est proposé selon les formules Free, Pro et Business. Les limites et fonctionnalités applicables sont celles affichées sur la page Tarifs au moment de la souscription, sous réserve des présentes Conditions.

Les prix Pro et Business peuvent être présentés à titre indicatif sous forme mensuelle, mais ils sont facturés en une seule fois pour une période de douze mois. Aucune formule mensuelle ni période d’essai payante n’est proposée au lancement.

5. Règles de la formule Free

La formule Free permet de finaliser au maximum vingt factures par année civile, du 1ᵉʳ janvier au 31 décembre, sans prorata en cas d’inscription en cours d’année. Le quota est réinitialisé automatiquement le 1ᵉʳ janvier.

• Une facture définitive ayant reçu un numéro fiscal consomme une unité du quota.
• Les brouillons, devis, pro forma et documents supprimés avant finalisation ne consomment pas le quota.
• Les notes de crédit ou documents correctifs nécessaires à la régularisation d’une facture déjà émise ne consomment pas d’unité supplémentaire.
• Une fois la limite atteinte, le Client peut conserver des brouillons et consulter ou télécharger ses documents existants, mais ne peut plus finaliser de nouvelle facture.

Les autres restrictions de la formule Free, notamment l’absence d’envoi d’e-mails depuis Bifacto, de personnalisation du logo, de facturation récurrente ou d’accès comptable, sont précisées sur la page Tarifs.

6. Commande, prise d’effet et durée

La commande d’une formule payante est effectuée depuis Bifacto et réglée au moyen de Stripe Checkout. Avant le paiement, le Client peut vérifier la formule choisie, le prix annuel, les taxes applicables et le caractère renouvelable de l’abonnement.

L’abonnement payant prend effet uniquement après confirmation du paiement par les systèmes sécurisés du Prestataire, notamment par réception d’une confirmation Stripe. Le simple retour du navigateur vers Bifacto ne vaut pas activation.

Les abonnements Pro et Business sont conclus pour douze mois à compter du premier paiement réussi. Ils se renouvellent automatiquement pour des périodes successives de douze mois, sauf annulation avant l’échéance selon l’article 10.

7. Prix, taxes et facturation

Les prix applicables sont ceux affichés sur Bifacto au moment de la commande. Ils sont indiqués hors taxes, sauf mention contraire. Les taxes légalement applicables sont ajoutées selon la situation fiscale du Prestataire et les informations communiquées par le Client.

Après paiement, une facture d’abonnement est mise à disposition dans l’espace du Client et/ou envoyée à son adresse de facturation. Le reçu Stripe constitue un justificatif de paiement et ne remplace pas nécessairement la facture commerciale émise par le Prestataire.

Toute modification future de prix s’applique au prochain renouvellement, après information préalable du Client dans un délai raisonnable. Le Client peut annuler le renouvellement s’il n’accepte pas le nouveau prix.

8. Paiement et Stripe

Les paiements sont traités par Stripe. Bifacto ne conserve pas les données complètes de carte bancaire. Le Client accepte que les informations nécessaires à la transaction, à la prévention de la fraude et à la gestion de l’abonnement soient transmises à Stripe conformément aux conditions et politiques de ce prestataire.

Le Client doit maintenir un moyen de paiement valide. En cas d’échec, le Prestataire ou Stripe peut effectuer de nouvelles tentatives et inviter le Client à mettre à jour son moyen de paiement depuis le portail sécurisé.

9. Échec de paiement et période de grâce

En cas d’échec du paiement de renouvellement, l’abonnement passe en statut de paiement en retard. Les droits payants sont maintenus pendant une période de grâce de sept jours. Une alerte peut être affichée dans l’espace et envoyée au Client.

À défaut de régularisation à l’issue de cette période, le Prestataire peut bloquer la création et la finalisation de nouveaux documents. L’accès à l’historique et au téléchargement des documents existants demeure disponible, sous réserve d’une suspension nécessaire pour motif de sécurité ou obligation légale. Après régularisation, les droits sont réactivés automatiquement dans les meilleurs délais.

10. Changement de formule, annulation et déclassement

• Le passage de Pro à Business peut prendre effet immédiatement, avec prorata ou ajustement calculé par Stripe.
• Le passage de Business à Pro prend effet à la prochaine échéance annuelle, sauf accord écrit contraire.
• L’annulation du renouvellement maintient les droits payants jusqu’à la fin de la période déjà réglée.
• Le Client peut réactiver le renouvellement avant la date de fin de période si cette option est disponible.

À la fin de la période payée, l’espace est déclassé vers Free. Aucune donnée n’est automatiquement supprimée du seul fait du déclassement. Si le nombre de sociétés, d’utilisateurs ou de fonctionnalités utilisées dépasse les limites de Free, les nouvelles créations ou modifications non conformes peuvent être bloquées jusqu’à régularisation ou réabonnement.

11. Utilisation autorisée

Le Client utilise Bifacto conformément aux lois applicables, aux présentes Conditions et à sa destination professionnelle. Il demeure seul responsable de ses opérations, de ses clients, de ses produits, de ses mentions fiscales, de ses numéros de facture, de ses déclarations et de la conformité des documents qu’il émet.

Il est notamment interdit de :

• utiliser le Service à des fins frauduleuses, illicites ou portant atteinte aux droits de tiers ;
• tenter de contourner les limites de formule, les contrôles d’accès ou les mécanismes de sécurité ;
• introduire un code malveillant, perturber le Service ou réaliser des tests de vulnérabilité sans autorisation écrite ;
• revendre, louer, copier, désassembler ou exploiter le Service en dehors des droits expressément accordés ;
• saisir des données dont le Client ne dispose pas du droit de traitement ou de communication.

12. Obligations fiscales et comptables du Client

Bifacto fournit un outil technique de facturation et ne constitue ni un service juridique, ni un service fiscal ou comptable, ni une validation automatique de la conformité d’une opération. Le Client doit vérifier les règles applicables à son activité, ses taux et mentions de TVA, la numérotation, la date du fait générateur, les devises, les exonérations et la conservation de ses documents.

Les contrôles, suggestions ou modèles proposés par le Service ne remplacent pas l’intervention d’un professionnel qualifié. Le Client reste responsable de la vérification finale de chaque document avant son émission.

13. Données Client et protection des données personnelles

Le Client conserve la propriété et la maîtrise de ses Données Client. Il accorde au Prestataire le droit limité de les héberger, traiter, sauvegarder, reproduire techniquement et transmettre dans la mesure nécessaire à la fourniture, la sécurisation et l’amélioration du Service.

Lorsque le Prestataire traite des données personnelles pour le compte du Client, le Client agit en principe en qualité de responsable du traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant, sous réserve de la qualification juridique applicable à chaque traitement. Les parties respectent le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et la législation bulgare applicable.

Une politique de confidentialité et, lorsque nécessaire, un accord de sous-traitance des données doivent préciser les catégories de données, finalités, durée, mesures de sécurité, sous-traitants ultérieurs, transferts éventuels, assistance aux droits des personnes et procédure en cas de violation.

14. Sécurité et sauvegardes

Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables au regard de la nature du Service et des risques identifiés. Le Client doit également protéger ses terminaux, mots de passe, comptes de messagerie et accès administrateurs.

Même si des sauvegardes sont réalisées, le Client est invité à exporter régulièrement ses documents essentiels. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité ou une disponibilité absolue, chaque partie coopère de bonne foi en cas d’incident.

15. Disponibilité, maintenance et évolution du Service

Le Prestataire s’efforce de maintenir le Service accessible et fonctionnel. Des interruptions peuvent toutefois survenir pour maintenance, mise à jour, sécurité, incident, défaillance d’un fournisseur, force majeure ou exigence légale.

Le Prestataire peut faire évoluer l’interface et les fonctionnalités afin d’améliorer le Service, respecter la loi ou renforcer la sécurité. Il évite, dans la mesure raisonnable, de supprimer une fonctionnalité essentielle d’une formule payée sans solution équivalente ou information préalable.

16. Assistance

La formule Free donne accès à la documentation disponible. La formule Pro comprend une assistance par e-mail et la formule Business une assistance prioritaire. Sauf engagement écrit distinct, aucun délai de réponse ou de résolution garanti ne constitue un accord de niveau de service.

17. Propriété intellectuelle

Bifacto, son code, son architecture, ses bases, interfaces, marques, logos, modèles, textes et documentations sont protégés par les droits de propriété intellectuelle applicables et restent la propriété du Prestataire ou de ses concédants.

Pendant la durée du contrat, le Client reçoit un droit personnel, non exclusif, non transférable et révocable d’utiliser le Service pour ses besoins professionnels internes, dans les limites de la formule souscrite. Aucun droit de propriété n’est transféré au Client.

Les retours, suggestions ou idées transmis volontairement peuvent être utilisés par le Prestataire pour améliorer le Service, sans divulguer d’informations confidentielles ni identifier le Client sans son accord.

18. Confidentialité

Chaque partie protège les informations non publiques de l’autre partie avec un niveau de soin raisonnable et ne les utilise que pour l’exécution du contrat. Cette obligation ne s’applique pas aux informations déjà publiques sans faute, légitimement détenues, reçues d’un tiers autorisé ou dont la divulgation est requise par la loi.

19. Suspension et résiliation

Le Prestataire peut suspendre tout ou partie du Service en cas de risque de sécurité, usage illicite, fraude, atteinte aux droits de tiers, non-paiement, violation grave des Conditions ou obligation imposée par une autorité compétente. Lorsque la situation le permet, le Client est informé et bénéficie d’un délai raisonnable pour remédier au manquement.

En cas de manquement grave non réparé dans le délai indiqué, le contrat peut être résilié. Une résiliation pour fraude, attaque, atteinte grave à la sécurité ou impossibilité légale peut intervenir immédiatement. Les sommes dues pour la période en cours restent acquises, sous réserve des règles impératives et d’un éventuel remboursement justifié par une faute du Prestataire.

20. Export et conservation des données

Pendant l’abonnement et après un déclassement ordinaire, le Client conserve l’accès en lecture à ses documents existants selon les fonctionnalités disponibles. Il lui appartient d’effectuer les exports nécessaires avant toute fermeture définitive de compte.

Lorsqu’un Client demande la suppression définitive de son compte, les données sont supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable, sous réserve des sauvegardes temporaires, obligations légales de conservation, besoins de preuve et droits légitimes du Prestataire. Les modalités précises doivent être complétées dans la politique de confidentialité et la politique de conservation.

21. Garanties et responsabilité

Le Prestataire fournit le Service avec un soin professionnel raisonnable. Sauf disposition impérative contraire, le Service est fourni en l’état et selon sa disponibilité, sans garantie qu’il soit exempt de toute erreur, interruption ou incompatibilité avec l’ensemble des besoins particuliers du Client.

Chaque partie répond des dommages directs prouvés causés par sa faute. Dans toute la mesure permise par la loi, le Prestataire n’est pas responsable des pertes indirectes, pertes de bénéfice, d’exploitation, d’opportunité, d’image ou de données résultant notamment d’informations erronées saisies par le Client, d’une mauvaise utilisation, d’un équipement tiers ou d’un service externe.

Dans toute la mesure permise par le droit applicable, la responsabilité totale du Prestataire au titre d’un événement ou d’une série d’événements liés est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client pour le Service au cours des douze mois précédant le fait générateur. Cette limitation ne s’applique pas lorsqu’elle est interdite, notamment en cas de faute intentionnelle, fraude ou autre responsabilité qui ne peut légalement être limitée.

22. Services tiers

Le Service peut s’appuyer sur des prestataires tiers, notamment Stripe pour le paiement, des fournisseurs d’hébergement, d’e-mail ou d’analyse technique. Leur disponibilité et leurs conditions peuvent affecter certaines fonctionnalités. Le Prestataire sélectionne et encadre ces prestataires avec un soin raisonnable, sans pouvoir garantir le fonctionnement ininterrompu d’un service tiers indépendant.

23. Preuve et communications électroniques

Les journaux techniques, confirmations de paiement, e-mails, enregistrements d’événements et données conservées dans les systèmes du Prestataire peuvent servir de preuve des opérations, sous réserve de la possibilité pour chaque partie d’apporter une preuve contraire.

Les communications relatives au contrat peuvent être envoyées par voie électronique à l’adresse associée au compte. Le Client doit maintenir cette adresse à jour et consulter régulièrement ses notifications.

24. Modification des Conditions

Le Prestataire peut modifier les Conditions pour tenir compte d’une évolution légale, technique, sécuritaire ou commerciale. Les modifications importantes sont communiquées avant leur prise d’effet dans un délai raisonnable. Elles s’appliquent immédiatement lorsqu’elles sont nécessaires pour respecter une obligation légale urgente ou prévenir un risque de sécurité.

Si une modification substantielle défavorable s’applique à une période payée en cours et n’est pas imposée par la loi ou la sécurité, le Client peut demander la résiliation et un remboursement prorata temporis de la période non utilisée, sous réserve d’une demande présentée avant la prise d’effet de la modification.

25. Force majeure

Aucune partie n’est responsable d’un retard ou manquement résultant d’un événement échappant raisonnablement à son contrôle, notamment catastrophe, panne généralisée, conflit, cyberattaque d’ampleur exceptionnelle, interruption de réseau ou décision d’autorité. La partie affectée informe l’autre et limite les conséquences dans la mesure raisonnable.

26. Droit applicable et litiges

Les Conditions sont régies par le droit bulgare. Les parties recherchent d’abord une solution amiable en adressant une réclamation écrite à doc.bifacto@gmail.com et en laissant un délai raisonnable de réponse.

À défaut d’accord amiable, tout litige relatif à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du contrat relève des juridictions bulgares compétentes du ressort de Sofia, sous réserve des règles impératives de compétence applicables.

27. Dispositions finales

Si une clause est déclarée invalide ou inapplicable, les autres clauses demeurent en vigueur. Le fait de ne pas exercer immédiatement un droit ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable du Prestataire, sauf transfert global de son activité et sous réserve d’en informer le Prestataire. Le Prestataire peut transférer le contrat dans le cadre d’une réorganisation ou cession de son activité, sans réduire les droits essentiels du Client.